Pourquoi automatiser son entreprise?

En vente, la phrase «it’s a numbers game» revient très souvent. C’est probablement parce que c’est vrai: plus de prospects qualifiés = plus de ventes. Pour les opérations, c’est assez semblable: plus de tâches effectuées par son équipe = plus de rentabilité. Mais encore, pourquoi devriez-vous automatiser votre entreprise?

La mission principale de l’automatisation est d’augmenter ces indicateurs (poussant ainsi votre efficience et vos revenus vers le haut). Souvent, cela peut aussi faire la différence entre croissance, stagnation, rentabilité ou déficit. 

L’automatisation, c’est quoi? 

L’automatisation consiste à «streamliner»la charge de travail de votre équipe pour permettre le transfert de tâches subalternes à un robot. Vos employés ne seront pas remplacés, mais pourront à la place exécuter un travail qui demande une plus grande expertise au lieu de s’enliser dans la répétition de tâches simples et monotones.

Alors pourquoi automatiser votre entreprise?

Il y a plusieurs écoles de pensées pour l’automatisation, toutefois, le principe demeure toujours le même: identifier les tâches répétitives et les opérations que des machines pourraient tout aussi bien faire qu’un humain (voir mieux!) et les programmer pour qu’elles s’automatisent grâce à des logiciels ou du code. 

Note: On parle de «Business Process Automation» pour l’automatisation des tâches liées aux opérations et à l’administration et de «Marketing Automation» pour la création d’automatisation pour les ventes et le marketing.

Le principal défi de l’automatisation

Le principal défi est l’intégration des différents logiciels nécessaires à l’automatisation de vos processus. À titre d’exemple, voici les logiciels utilisés pour gérer Gro:

Logiciels Ventes

• Pipedrive: CRM et sales automations

• PandaDoc: Création des propositions et des contrats

• Autopilot: Emailing & SMS, Marketing Automation

Logiciels Opérations

• Monday: Gestion de projets et gestion administrative

Logiciel Communication

• Slack: Chat privé

Logiciels Facturation et Tracking

• Harvest:Time tracking

• Quickbooks: Facturation et comptabilité

Ces 7 logiciels doivent être synchronisés pour éviter le dédoublement de tâches et de communications. Connecter et synchroniser des logiciels ensemble demande un accès à l’API des logiciels. C’est le travail de nos programmeurs de faire connecter ces logiciels ensemble.

Faire un plan pour automatiser son entreprise

Il y a souvent beaucoup plus d’étapes que nous l’imaginons dans les processus de nos entreprises.

Voici donc un scénario «User Story» que nous aimerions automatiser: 

1. Je crée une tâche dans le CRM (Pipedrive CRM) pour «créer une proposition».

2. La proposition dans le logiciel de propositions (Proposify) se crée automatiquement en fonction des informations qui sont dans le CRM. Il faut seulement la re-vérifier avant l’envoi.

3. Envoi de la proposition → la tâche dans le CRM «créer une proposition» se coche automatiquement comme «FAIT»

4. Le client signe électroniquement la proposition → Une série d’actions automatisées s’exécutent:

   • L’opportunité dans mon CRM change pour «gagnée»

   • Le client reçoit un courriel concernant les prochaines étapes.

   • Je reçois une notification automatisée si le client ne prend pas connaissance du courriel.

   • Le représentant aux ventes internes reçoit le dossier avec toutes les informations utiles. 

   • Les tâches de suivis sont notées automatiquement dans le CRM pour le prochain trimestre.

   • Le coordonateur reçoit un message automatique dans Slack pour l’aviser du nouveau projet. Les tâches principales sont créées automatiquement dans Monday. 

   • Une tâche se crée automatiquement dans le CRM «Créer Projet dans Monday» pour que le département des ventes sache quand le projet est démarré.

   • Une facture se crée dans Quickbooks et une demande de dépôt est envoyée automatiquement. Lorsque le client paie, les départements des ventes et d’administration reçoivent une notification.

   • Le projet est créé automatiquement dans Harvest pour que l’équipe puisse «puncher» leurs heures dans le bon projet.

5. Lorsque les tâches sont faites dans Monday pour démarrer le projet, la tâche se coche automatiquement comme «Fait» dans le CRM. Le département des ventes reçoit alors une notification pour les aviser que le projet est en marche.

Nous utilisons Lucid Chart pour créer le «mapping» des automatisations.

Avec l’aide d’un spécialiste, créer un «mapping» comme celui-là prend de 4 à 20 heures (parfois même plus si les processus d’entreprise sont plus complexes). Il faut évaluer chacune des étapes et créer ensuite le «User Story». Lorsque le «User Story»est écrit,  on peut commencer à dessiner le «flowchart» / mapping.

Après la réalisation du «flowchart», il reste à évaluer les coûts d’intégration, de programmation et d’entretien d’un système comme celui là et si vous devez mettre en place certains logiciels.  

Par ou commencer? 

Par une introspection.

Êtes-vous au stade d’automatiser votre entreprise? Vous pouvez faire le TEST en cliquant ICI. Par la suite, vous recevrez un courriel pour vous abonner à une liste personnalisée. Vous aurez le choix entre faire une demande pour recevoir plus d’information et/ou recevoir des courriels à propos de nos «business case» et sur les nouveaux gadgets qui servent à automatiser les entreprises et le marketing!

Alors, lorsque votre ami vous demandera: pourquoi vous automatiser votre entreprise? Faites-lui lire ce blogue!  

À bientôt!