Une adjointe, en as-tu vraiment besoin?

Il existe plusieurs types d’entrepreneurs. Certains sont très organisés et structurés tandis que d’autres sont plutôt éparpillés et déstructurés. Souvent, les entrepreneurs dans la deuxième catégorie ont des forces beaucoup plus axées sur les ventes ou le développement des affaires, par exemple. Ces entrepreneurs sont des « cogneurs » qui sont stimulés par l’adrénaline. Souvent cette adrénaline est générée lorsque des contrats sont signés ou lorsque de nouvelles opportunités sont à l’horizon! Ce type d’entrepreneurs rêve de pouvoir compter sur le support d’une adjointe administrative pour les aider dans leur structure… est-ce que cette description vous ressemble?

Une adjointe coûte en moyenne 54 000$ annuellement. C’est un investissement (ou une dépense…) qui demande d’être évalué correctement, surtout à notre époque. Pourquoi?

Depuis quelques années, les outils numériques, les outils d’automatisation (martech), les outils de gestion de clients (CRM) et finalement les outils de facturation sont devenus extrêmement performants. Bien utilisés, ces outils peuvent faire sauver plusieurs dizaines, voire des centaines d’heures par semaine à une PME!

Un système automatisé incluant les meilleurs outils sur le marché (Pipedrive) va vous coûter environ 200$/mois/utilisateur. Les coûts en consultation/implantation d’un CRM personnalisé par une entreprise spécialisée varient beaucoup, mais, par exemple, pour une entreprise en construction avec 5 utilisateurs, on parle d’environ 12 500$… on est loin du 54 000$/année!

Quels types de tâches peuvent être automatisées?

Voici quelques exemples de tâches qui peuvent être automatisées. Ce qu’il faut garder en tête, c’est que si c’est fait sur un ordinateur ou sur un bout de papier, il est possible de l’automatiser!

Automatiser l’envoi de propositions

Combien de temps ça vous prend, faire une proposition? Est-ce qu’elles sont extraordinaires ou simplement ordinaires? Peu importe les services que vous offrez, la création de propositions devrait se faire en quelques clics et en quelques minutes seulement. Grâce à l’utilisation d’un CRM synchronisé à un logiciel de propositions électroniques, la tâche devient très simple.

Automatiser la facturation

La facturation devrait prendre quelques minutes au maximum, quelques heures chaque semaine, même si vous faites plusieurs dizaines de factures. Les outils de facturation peuvent se synchroniser avec votre CRM et se générer automatiquement lorsque vient le temps de facturer le client. Les suivis pour les paiements en retard peuvent aussi s’automatiser par l’envoi de courriel et de SMS.

Automatiser les bons de commande

Vous envoyez des bons de commande à des fournisseurs ou à des sous-traitants pour la réalisation de vos mandats? Cette tâche est facilement automatisable! Par exemple, si vous rentrez vos matériaux dans votre CRM pour chaque contrat, vous pouvez envoyer automatiquement un courriel à votre fournisseur pour réserver les matériaux lorsque le contrat est signé!

Automatiser les suivis client

Vous n’avez pas le temps de faire les suivis sur les propositions que vous faites à vos clients? Ce type de tâches peut s’automatiser! Vous pouvez envoyer des courriels de suivis automatisés après 5 jours, 10 jours, etc. En plus, vous pouvez engager une entreprise qui s’occupera de faire les suivis téléphoniques pour vous! Ces entreprises utilisent votre CRM pour faire les appels, ils ont donc toutes les informations pertinentes pour bien faire leur travail.

Comment pouvez-vous arriver à automatiser votre entreprise?

La première étape consiste à être conscient des possibilités que la technologie vous offre et à quel point c’est rentable. Ensuite, vous pouvez soit prendre quelques minutes pour lire sur le sujet dans notre blogue, prendre une séance de consultation, essayer l’une de nos formations ou encore nous contacter directement pour voir les possibilités d’automatisation pour votre entreprise.

Si vous désirez automatiser votre entreprise et optimiser votre efficacité, je vous conseille de demander de l’aide à des pros, cela va augmenter énormément votre taux de réussite.

Pas besoin d’être un geek pour diriger une entreprise automatisée. C’est beaucoup plus facile qu’on ne le pense et notre service d’accompagnement vous permettra de devenir ultra efficace en très peu de temps.

Vous avez des questions? Je suis toujours disponible via carl@huddy.ca!

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Carl Durocher
Martech et Marketing