Efficacité

Comment faire de la planification stratégique? – avec Monday.com

  • 14 novembre 2021
  • Carl Durocher
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Toute entreprise sérieuse qui désire croître avec efficience se doit d’avoir un plan et elle se doit de savoir comment faire de la planification stratégique. La planification stratégique est souvent un sujet que les dirigeants et les gestionnaires d’entreprises n’osent pas trop aborder de par sa complexité et de l’engagement nécessaire lors de sa réalisation.

Grâce à la technologie et au logiciel Monday.com, c’est désormais possible de faire de la planification stratégique avec beaucoup de facilité et de flexibilité. Non seulement, c’est facile et en plus nos clients et les personnes impliqués dans notre nouvelle manière de faire y trouvent tous leurs comptes et ont beaucoup de plaisir à exécuter le plan.

Ce guide simple sur la planification stratégique avec le logiciel Monday est fait pour les gestionnaires et les entrepreneurs qui désirent implanter de la technologie au sein de leurs opérations pour augmenter leur efficacité. Vous apprendrez les étapes les plus importantes de la planification stratégique en plus d’avoir des exemples concrets sur comment Monday.com peut vous aider dans le suivi et dans la réalisation de votre stratégie.

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C’est quoi la planification stratégique?

La planification stratégique consiste à créer un plan d’actions qui a pour mission d’atteindre les objectifs d’une entreprise. Évidemment, il y a plusieurs méthodes de planification stratégique, celle que nous allons utiliser dans cet article est celle que Gro utilise dans ses mandats clients.

Les fonctions d’une entreprise (5 à 7)

Notre vision d’une entreprise est qu’elle est constituée de 5 à 7 fonctions. Dans la majorité des cas, une entreprise sera constituée de 6 fonctions:

  • La croissance
  • Les opérations
  • Les finances
  • Les ressources humaines
  • Les technologies (TI)
  • Le leadership

Nous allons commencer par décrire chacune de ses fonctions pour bien comprendre leur impact dans une planification stratégique efficiente.

Les six (6) fonctions d'une entreprise - Planification stratégique

La croissance dans la planification stratégique

La croissance dans la planification stratégique est constituée principalement de 3 sous-catégories: Le Brand (aussi appelé image de marque), le marketing et les ventes. Dans les petites entreprises, c’est souvent une personne qui est en charge de ses trois aspects de la croissance, c’est le cas chez Gro. Je suis le fondateur de l’entreprise et je suis aussi imputable de la Croissance, incluant: Le Brand, les ventes et le marketing.

Toutefois, dans les organisations plus grosses, le directeur des ventes est rarement la personne en charge du marketing et vice-versa. Les actions du plan de développement stratégique en lien avec la croissance pourraient être les suivantes:

  • Terminer la nouvelle version du site web
  • Mettre à jour notre image de marque
  • Lancer les nouvelles campagnes marketing
  • Faire la rédaction d’un guide
  • Etc.

Les opérations dans une planification stratégique

Les opérations seront souvent divisées en département. Par exemple, chez Gro, nous avons 3 « Studios »: La Croissance, l’Efficacité et l’Architecture. Chacun de ses départements a des objectifs opérationnels différents. Par exemple, dans le Studio d’Efficacité, nous visons 75% d’heures facturables versus 70% dans le Studio de croissance.

Les opérations, c’est souvent là que les entreprises perdent le plus de traction. Les bons gestionnaires se font rares et une bonne planification pourra grandement aider votre rentabilité.

Les actions en lien avec les opérations dans une planification stratégique pourraient être les suivantes:

  • Mettre en place un nouveau robot sur la chaine de production
  • Atteindre 75% d’heures facturables pour un département X
  • Garder un « Churn Rate » sous les 10% par année
  • Etc.

Les finances dans la planification stratégique

No money, no candy. S’il n’y a pas une bonne communication entre les finances et les autres départements, c’est souvent le début de la fin. Pour croître, opérer, embaucher, etc. Ça prend des liquidités. Présentement, avec les subventions émises par le gouvernement et notre forte croissance, notre département des finances est grandement sollicité.

Nous avons énormément de besoin et nous réussissons à avoir une bonne cohésion dans nos actions grâce à la planification et l’utilisation du logiciel Monday.com. Les actions en lien avec les finances dans une planification stratégique pourraient être les suivantes:

  • Obtention du marge de crédit
  • Score de crédit de l’entreprise et des endosseurs de plus de 800
  • Création de tableaux de bord financiers
  • Création des budgets annuels
  • Compte à recevoir +45 jours sous les 150000$.
  • Etc.

Les ressources humaines dans une planification stratégique

Probablement, un des enjeux les plus présents dans la plupart des organisations dans la situation actuelle, les ressources humaines sont souvent un aspect qui est improvisé et non planifié. Comme ce sont les humains qui font en sorte qu’une entreprise prospère, la planification de vos ressources devrait être planifiée avec beaucoup de soin.

Nous utilisons Monday, non seulement pour notre planification stratégique, mais aussi pour la gestion des RH de manière générale. Nos nouveaux employés nous donnent la note de 5 étoiles sur notre on-boarding. Cette réussite est, sans aucun doute, attribuable à notre planification stratégique. Des actions en lien avec les ressources humaines dans une planification stratégique pourraient être les suivantes:

  • Terminer le manuel de l’employé
  • Recruter un(e) nouvel(le) recruteur
  • Préparer le calendrier de Team Building
  • Avec un taux de rétention au dessus des 80% par année
  • Etc.

La technologie et les TI

On est bien placé pour en parler. La technologie est souvent au coeur des décisions les plus importantes pour une entreprise, mais trop souvent la planification est négligée. L’implantation de logiciel peut avoir des impacts dans tous les départements. Une bonne gestion du changement et une bonne planification pourront augmenter vos chances de réussite dans vos projets TI.

Des actions en lien avec les technologies pourraient être les suivantes:

  • Acheter du matériel informatique
  • Faire vérifier la sécurité de l’écosystème TI
  • Implanter un CRM pour l’équipe des ventes
  • Implanyer Monday pour la planification stratégique et la gestion de nos opérations
  • Etc.

Le Leadership (Oui, le Leadership)

Comment le Leadership peut-il être une fonction au sein de votre entreprise et qu’est-ce que nous allons considérer comme étant en lien avec elle? La planification stratégique, justement. La fonction Leadership a pour mission d’assurer la cohésion entre les départements et l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Elle est aussi constituée de la mission, de la vision et des valeurs d’une organisation. Depuis quelques années, on parle souvent de Culture d’entreprise. Dans certaines organisations, la culture est en lien avec les ressources humaines et parfois, comme chez Gro, c’est au Leadership de créer et d’assurer la pérennité d’une bonne culture d’entreprise. Des actions du plan stratégique en lien avec le Leadership pourraient être les suivantes:

  • Mettre en place des rencontres hebdomadaire de comité de gestion
  • Créer un guide sur la culture d’entreprise
  • Mettre en place un CA
  • Créer la planification stratégique pour l’année suivante
  • Etc.

Les éléments d’une planification stratégique

Maintenant que l’on comprend les 6 fonctions principales d’une entreprise, nous allons devoir regarder les éléments qui constituent une planification stratégique. Pour être en mesure de monter un plan solide, c’est primordial d’avoir identifié votre mission, votre vision et vos valeurs. Ils doivent se refléter dans vos objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels).

Ensuite, ces objectifs devront être mesurables à l’aide de KPI (Key Performance Indicator). Finalement, l’imputabilité des actions devra être expliquée avec de la clarté en utilisant la structure What-Why-How-When-Who pour chacune des actions. Commençons par Missions – Vision – Valeurs.

Mission – Vision – Valeurs

À première vue, cela peut sembler superflu et inutile. Toutefois, lorsque le Leadership met en place et communique bien ces trois éléments, cela peut avoir des impacts au-delà de notre imagination. Chez Gro, notre mission est la suivante: Aider les entreprises à croître et à devenir efficace grâce à la technologie.

Notre vision est de devenir la référence canadienne dans l’implantation des logiciels Monday et Pipedrive, en plus d’aider 200 entreprises en simultanée dans leur croissance avec le Martech.

Nos visions sont le Leadership, la Transparence, l’Authenticité, la Croissance et le Professionnalisme. Chacune de nos actions doit être en lien avec ces valeurs. Nous avons défini de manière claire ce que chacune de ces valeurs signifie pour nous et nous le communiquons à toute notre équipe à chaque semaine. Cela facilite grandement leur prise de décision et assure une solide culture d’entreprise.

Des objectifs SMART

Des objectifs SMART, c’est ce qui assure que les personnes imputables garderont le cap sur la planification stratégique… avec un bon Leadership. Sans technologie et avec une feuille de papier, on peut monter une planification stratégique si l’entreprise peut compter sur un bon Leader et des objectifs SMART. Voici certains exemple d’objectifs SMART:

  • Atteindre un taux d’heures facturables à 75% pour le Studio Croissance au 1er janvier 2022.
  • Rester sous la barre des 150 000$ de compte à recevoir + 45 jours.
  • Avoir un taux de rétention du personnel à plus de 80% pour toute l’année 2022

Une imputabilité (What – Why – How – When – Who)

Lorsqu’on se donne des missions, nous avons pris l’habitude de nous assurer d’avoir une structure pour bien se faire comprendre. C’est Axel, notre directeur du Studio de Croissance qui nous a appris cette méthode. Voici un exemple super clair:

Nous allons créer un plan de développement stratégique pour nous assurer que toute l’entreprise soit alignée sur la direction et l’atteinte de nos objectifs. Nous allons planifier 3 ateliers de 3 heures au bureau pour créer le plan. Nous allons utiliser le logiciel Monday pour nous aider à être efficaces dans la création et dans l’exécution de plan. Ces ateliers auront lieu en décembre 2021 et Carl, Charles, Axel et Guylaine seront responsables d’amener ce projet à terme.

Les KPI

Les KPI pour Key Performance Indicators sont des unités de mesure que nous allons utiliser pour l’évaluation constante de notre entreprise. L’objectif principal de la sélection des KPI est de créer une cascade de données qui sont essentielles les unes avec les autres pour réussir une planification stratégique.

Autrement dit, nous désirons nous assurer que les efforts liés à la fonction « Marketing » aient une cohésion avec les efforts liés aux opérations ou aux finances, et vice-versa. Voici un exemple que j’ai copié de notre planification stratégique avec des chiffres simulés:

Comment utiliser Monday pour les KPI?
Le logiciel Monday peut être utilisé pour bien planifier nos objectifs

1- Les ventes, c’est le combustible de toute entreprise. Trop de ventes, une entreprise peut se brûler… pas assez de ventes, elle peut tout simplement s’éteindre. Les ventes vont évidemment avoir un impact direct sur la facturation, c’est pourquoi ces KPI sont actuellement liés par une flèche. J’aurais pu ajouter des KPI marketing plus haut, comme par exemple: quantité de prospects, quantité de démos, quantité de soumissions, etc.

POURQUOI AVONS-NOUS CHOISI CE KPI?

Si nous faisons pour 110 000 $ de ventes, cela va découler à 120 000 $ de facturables. Techniquement, si les prochains KPI sont aussi respectés (ceux plus bas), l’entreprise va fonctionner adéquatement.

2- Quand le cash rentre, on doit ensuite mesurer la profitabilité. Dans le cas d’une agence de service comme la nôtre (avec peu de frais fixes), nous focalisons sur les heures facturables. Autrement dit, c’est quoi le % d’heures facturables que notre équipe a fait dans le mois.

POURQUOI AVONS-NOUS CHOISI CE KPI?

Si nous facturons pour 120K$ par mois et que nous faisons 75% d’heures facturables, l’entreprise réalisera assez de profit brut pour être rentable et en santé financièrement. C’est pourquoi la flèche verte lie les ratios avec le profit.

3- Finalement, si on facture nos clients, mais qu’on n’est pas payé assez rapidement, malgré tous les efforts des ventes (pour le point 1) et les opérations (pour le point 2), notre cashflow pourrait tomber dangereusement bas et ainsi avoir des impacts graves sur le fonctionnement de l’entreprise.

Gardons en tête que le cashflow est l’oxygène d’une entreprise. Avoir trop de ventes peut être risqué, mais pas trop de cashflow. C’est pourquoi avoir des marges de crédit, pour supporter le cashflow nécessaire à la croissance d’une entreprise, est très important. Toutefois, il faut faire attention. Lorsque les marges de crédit sont utilisées pour financer des mois plus calmes au niveau des ventes, c’est un gros « red flag ».

Gro a été auto-financé depuis le début mais avec notre croissance actuelle, notre cashflow est souvent trop bas, nous avons fait la demande d’une marge de crédit pour compenser l’effet de croissance. Toutefois, cette marge sera utilisée uniquement pour mieux gérer le cashflow et non pour compenser pour les mois de ventes plus faibles.

La technologie et la planification stratégique

Un des aspects les plus complexes de la planification stratégie, c’est la traction. La traction consiste à garder le momemtum et le contrôle sur notre planification stratégique. Il existe plusieurs méthodes, comme par exemple EOS ou Scaling Up pour aider les entrepreneurs et les entreprises à rester focus sur l’exécution de leur plan. Chez Gro, nous utilisons plusieurs aspects de la méthode EOS. Nous avons toutefois dénaturé EOS pour y ajouter un peu de poudre de perlimpinpin et une solide twist technologique.

Notez bien: Nous ne sommes pas affiliés à EOS ou Scaling Up, ni formateur coach. Nous suggérons fortement l’entreprise Coaching Zenyth si vous désirez éventuellement implanter EOS dans votre organisation. La partie suivante de l’article focalisera sur le logiciel Monday.com et comment il peut être utilisé dans la création et dans la traction d’une bonne planification stratégique.

Le logiciel Monday.com

Le logiciel Monday.com est un WorkOs, en fait, c’est le seul logiciel WorkOs au monde pour l’instant. Un WorkOs, pour Work Operating System, est un logiciel qui permet de faire de la planification, de la gestion et de la coordination pour les 6 fonctions typiques d’une entreprise.

Chez Gro, nous utilisons Monday pour faire notre gestion de projets clients, gérer notre marketing, gérer nos finances, nos ressources humaines, etc. Tout est centralisé sur Monday sauf la comptabilité qui est sur Quickbooks et notre CRM qui est sur Pipedrive. Nous avons toutefois connecté Quickbooks et Pipedrive à Monday grâce à leurs API.

Il faut voir Monday.com comme le cerveau et la colonne vertébrale d’une entreprise, tandis que les autres logiciels vont être des organes. Parfois (souvent), Monday peut remplacer des logiciels (CRM, ATS, Project management), d’autres fois, nous allons plutôt utiliser des logiciels avec des fonctionnalités plus nichées (comme un ATS) que nous allons ensuite intégrer avec le reste de l’écosystème numérique (vos logiciels), si c’est nécessaire.

Je vous suggère fortement de lire l’article suivant sur le logiciel Monday si vous avez plus de questions en lien avec les WorkOs et les autres logiciels de gestion.

Comment créer sa planification stratégique dans Monday

Nous avons créé et implanté Monday pour la planification stratégique de plusieurs entreprises, comme par exemple l’Université de Montréal, la ville de Vaudreuil-Dorion, des entreprises de services, etc. Je vais vous partager 1 modèle dans cet article, soit un simple et efficace. Dans un prochain article, je vous partagerai la version plus complexe que nous utilisons pour de la « Grosse planification ». Je vous recommande fortement de commencer par le plus simple pour ensuite migrer vers le plus complexe une fois que vous maîtriser le plus simple.

LA PLANIFICATION SIMPLE

Voici votre futur tableau de bord pour faire de la planification stratégique! Il y a 4 éléments principaux dans votre tableau de bord Monday que vous devrez maîtriser:

  1. Les vues – En rose
  2. Les groupes – En vert
  3. Les colonnes – En bleu
  4. Les éléments et les sous-éléments – En orange

LES VUES

Les vues vous permettent de voir les données et les éléments de votre tableau de bord avec beaucoup de flexibilité. Vous pouvez créer des GANTT, des cartes, des diagrammes, afficher le workload, etc.

La puissance de Monday à ce niveau est vraiment extraordinaire. Aucun outil ne permet d’avoir autant de visibilité sur de la gestion avec autant de facilité que Monday.com.

LES GROUPES

Les groupes permettent de bien segmenter nos tableaux et notre planification. Dans ce modèle de planification stratégique, nous allons simplement utiliser les groupes pour séparer les actions planifiées et en cours de celles annulées et terminées.

LES COLONNES

Comme dans Excel, les colonnes servent à inscrire des informations en lien avec notre planification stratégique. Dans notre template de planification stratégique simple, nous avons créé les colonnes suivantes:

  1. Fonctions
  2. Milestones
  3. Heures prévues
  4. Status – PDS (Plan de développement stratégique)
  5. Intervenants (Les personnes responsables)
  6. Échéance
  7. Budget d’heures

LES ÉLÉMENTS ET LES SOUS ÉLÉMENTS

Les éléments vont être représentatifs de vos projets, comme par exemple: la mise à jour du site web. Tandis que les sous-éléments représentent les Milestones de vos projets:

  • Création du plan
  • Approbation des budgets
  • Design
  • Programmation
  • Contrôle qualité

Comment créer une planification stratégique dans Monday.com?

Je vous ai fait une vidéo pour bien comprendre comment Monday doit être utilisé pour de la planification stratégique. Si vous avez des questions ou si vous désirez avoir des conseils et/ou de l’accompagnement dans votre planification stratégique, n’hésitez surtout pas à prendre contact avec nous en cliquant ici!