Amélioration de la gestion des membres et des événements dans la Chambre de commerce Vaudreuil-Soulanges
Un projet innovant qui a permis à la Chambre de commerce Vaudreuil-Soulanges de centraliser ses membres, automatiser ses processus et gagner en efficacité pour ses événements et partenariats.
Le besoin : centraliser la gestion des membres et simplifier les opérations
La Chambre de commerce Vaudreuil-Soulanges souhaitait moderniser sa façon de gérer ses membres, ses événements et son développement des affaires.
Leur fonctionnement reposait auparavant sur plusieurs outils distincts, ce qui compliquait le suivi, la fidélisation et l'organisation des activités.
Le projet visait à leur offrir une plateforme unique, plus structurée et capable de soutenir leur évolution, même dans un contexte de changements internes au sein de l'équipe.
Mettre en place un système intégré avec Monday
On a construit un écosystème dans Monday capable de couvrir l’ensemble de leurs besoins :
Unifier la base de données des membres.
Suivre les nouvelles adhésions, les renouvellements et les départs.
Relier les membres aux activités de développement des affaires et aux événements.
Centraliser les projets internes comme le gala annuel ou les rapports financiers.
Tout commence par un formulaire intégré pour les nouvelles inscriptions, qui alimente automatiquement la base de données, facilite les suivis et déclenche les tâches administratives.
Suivre les renouvellements et améliorer la fidélisation des membres
Le système met en place des relances automatiques pour inviter les membres à renouveler leur adhésion 30 jours avant l’échéance.
En cas de non-paiement, l'équipe peut suivre facilement les membres à relancer, comprendre les raisons de leur départ, et tenter des actions de rétention ciblées.
Cette visibilité permet aussi à la direction d’avoir des données claires pour piloter la croissance de la chambre.
Optimiser la prospection et la gestion des partenariats événementiels
Pour le développement des affaires, on a mis en place un CRM pour :
Identifier rapidement quels membres sont sollicités pour chaque événement (gala, tournoi de golf, etc.).
Optimiser les contacts pour maximiser l’efficacité des démarches de partenariat.
Suivre les refus, les relances et les contrats générés.
Chaque fois qu'un partenariat est confirmé, un contrat est automatiquement généré à partir des informations saisies, accélérant grandement la gestion administrative.
Une approche évolutive pour soutenir la croissance
Le système couvre également :
La gestion de projet interne (ex : gala annuel, campagne de financement).
Le suivi des KPIs : nombre de billets vendus, budget atteint, taux de participation, etc.
La planification de contenus pour les réseaux sociaux, en réservant à l’avance les plages de communication selon les partenariats actifs.
Même si le contexte interne a ralenti l’adoption complète, l’outil mis en place offre une base solide et évolutive qui pourrait facilement soutenir d’autres chambres de commerce cherchant à structurer leurs opérations de manière moderne et efficace.
Les bénéfices concrets pour la Chambre de commerce Vaudreuil-Soulanges
Grâce au système mis en place, la chambre bénéficie aujourd'hui de plusieurs avantages tangibles :
Centralisation de l'information : tous les membres, événements et partenaires sont regroupés dans un seul espace structuré.
Automatisation des tâches répétitives : relances d'adhésion, création de contrats, gestion des suivis, tout est simplifié.
Amélioration de la visibilité : accès rapide aux KPIs, suivi des ventes de billets, contrôle des budgets événementiels.
Optimisation de la prospection : meilleur suivi des partenaires sollicités pour les événements, avec une approche plus stratégique.
Capacité d’évolution : le système est conçu pour grandir avec la chambre et s'adapter facilement aux besoins futurs.
Le nouveau leadership peut maintenant s'appuyer sur un outil moderne et structuré pour relancer efficacement les activités, maximiser la fidélisation des membres et mieux piloter le développement des affaires.
Le potentiel pour optimiser leur fonctionnement et soutenir leur croissance est pleinement en main.