Automatisation de la facturation et de la gestion de contrats avec Monday et Quickbooks
Une entreprise spécialisée a transformé la gestion de ses contrats, opérations terrain et facturation en automatisant ses processus avec Monday et QuickBooks, gagnant en visibilité et performance.
Le besoin : mieux suivre les contrats et les budgets de clients majeurs
Émondage Martel est une entreprise bien établie, spécialisée dans l’entretien arboricole pour de grands donneurs d'ordres comme Hydro-Québec ou les villes et arrondissements.
Avec plusieurs contrats à budget important, il devenait essentiel pour eux de :
Suivre précisément l'avancement par rapport aux budgets alloués.
Gérer les opérations quotidiennes sur le terrain de manière rigoureuse.
Automatiser la facturation tout en conservant de la flexibilité.
Leur ancien système basé sur Excel fonctionnait, mais ne permettait pas d’avoir une vue d’ensemble en temps réel ni d’automatiser les tâches critiques.
Construire une vision globale avec Monday
On a d’abord mis en place une structure centralisée dans Monday pour :
Suivre tous les contrats actifs et leur budget associé.
Visualiser en un coup d’œil les montants dépensés et les montants restants par client.
Créer des tableaux de bord pour anticiper les facturations et contrôler les dépassements de budget.
Chaque contrat est maintenant suivi avec des données actualisées automatiquement, offrant à Émondage Martel une bien meilleure visibilité sur ses projets en cours.
Fluidifier la saisie des opérations de terrain
Un autre enjeu était de capter efficacement les opérations réalisées chaque jour sur le terrain. On a mis en place un processus simple et efficace :
Chaque équipe complète un rapport journalier depuis un iPad en revenant du terrain.
Les informations saisies (clients servis, travaux réalisés, sous-traitants impliqués, équipements utilisés) sont automatiquement organisées.
Des éléments comme le type d’arbres coupés ou la main-d’œuvre associée sont intégrés sous forme de sous-éléments détaillés.
Même les importations de données depuis Excel (par exemple les listes d'arbres coupés) sont automatisées pour accélérer le traitement.
Automatiser la facturation et connecter avec QuickBooks
Une fois les rapports journaliers validés, l’étape suivante est fluide :
Les sous-éléments (arbres coupés, main-d’œuvre, matériel) sont associés aux bonnes factures.
La création de factures est automatisée dans QuickBooks directement à partir de Monday, sans ressaisie manuelle.
Les primes hivernales ou particularités tarifaires sont facilement gérées par des champs conditionnels.
À la fin du mois, plusieurs rapports journaliers peuvent être regroupés dans une seule facture PDF générée automatiquement, prête à être envoyée au client.
Des résultats concrets : plus de visibilité et un meilleur contrôle opérationnel
Aujourd'hui, Émondage Martel peut :
Suivre en direct l'état d'avancement de ses contrats, le nombre d'heures travaillées, et le budget consommé.
Calculer automatiquement les jours restants par équipe pour atteindre les objectifs financiers fixés par contrat.
Réagir plus vite aux écarts de production ou de budget grâce à des tableaux de bord dynamiques.
Leur nouvelle plateforme leur offre une flexibilité et une visibilité qui leur permettent d'optimiser leur opération, de mieux servir leurs clients et d'être encore plus compétitifs.