Comment la Ville de Montréal à centraliser sa gestion des opérations avec Monday
La Ville de Montréal a modernisé la gestion de ses demandes et projets urbains avec Monday, centralisant les opérations et renforçant la coordination entre ses équipes.
Le contexte de départ : une organisation adaptée aux réalités d’avant, confrontée à de nouveaux défis
Jusqu'à récemment, la Ville de Montréal utilisait principalement Excel et Google Sheets pour suivre ses projets de terrain.
Si cette méthode a fait ses preuves par le passé, elle présentait des défis pour assurer une coordination fluide entre les arrondissements, standardiser les processus, et offrir une visibilité globale sur l’ensemble des opérations.
Avec la modernisation de son environnement technologique, il devenait nécessaire d'unifier les outils et d'adapter les méthodes de gestion aux nouveaux besoins.
La migration vers Monday : centralisation et simplification
Le projet visait à tout rassembler et implanter dans Monday.
L'objectif principal était clair :
Unifier la réception des demandes provenant des arrondissements.
Permettre un meilleur suivi des projets en cours.
Faciliter les échanges entre les équipes tout en respectant les contraintes de sécurité de la Ville.
Le chantier était d'envergure : migrer les données existantes, construire des processus solides, former les utilisateurs, et respecter des délais serrés liés au passage de Google à Microsoft.
Construire un système sur mesure pour répondre aux besoins
Pour répondre à la complexité du projet, on a construit un système basé sur :
Un formulaire centralisé pour toutes les demandes initiales.
Une macro dans Monday pour suivre l’ensemble des requêtes et les modifications.
Pandadoc pour gérer les communications officielles de manière sécurisée, sans passer par les courriels classiques.
Chaque arrondissement peut maintenant soumettre une demande via un formulaire simple, en spécifiant s’il s’agit de signalisation, marquage, feux de circulation ou éclairage.
Toutes les demandes sont centralisées dans une seule base de données accessible aux équipes techniques.
Estimations, facturation et suivi : automatiser pour gagner en précision
Un des gros défis du projet était de gérer les estimations de coûts pour chaque type d'activité, qui étaient jusqu'ici faites de manière hétérogène.
Grâce à Monday :
Les estimations sont automatisées à partir de gabarits liés aux activités.
Les sous-éléments de main-d'œuvre et de matériaux sont automatiquement calculés.
Les devis sont générés de manière uniforme, avec une grille tarifaire précise.
La facturation est synchronisée avec l’estimation pour éviter toute incohérence.
Cette nouvelle méthode a permis d’éviter les erreurs, de mieux contrôler les budgets, et de gagner un temps précieux au quotidien.
Un projet évolutif et une équipe engagée
Le projet de transformation numérique a permis à la Ville de Montréal de :
Centraliser la gestion des demandes pour les activités de signalisation, marquage, feux de circulation et éclairage.
Structurer l'information et standardiser les processus entre les arrondissements.
Automatiser les estimations et la facturation avec des grilles tarifaires précises.
Améliorer la traçabilité et la qualité des suivis grâce à l'intégration de formulaires et de workflows adaptés.
Renforcer la collaboration tout en respectant les contraintes de sécurité de la Ville.
Où en est le projet aujourd'hui ?
La migration vers Monday est bien en place, et les équipes utilisent progressivement la plateforme pour mieux suivre leurs opérations. Le projet continue d’évoluer par itérations, avec une approche d’amélioration continue pour s’ajuster aux besoins des arrondissements.
Les bases solides mises en place permettent d’assurer une meilleure visibilité, un meilleur contrôle des projets et un soutien à long terme pour la gestion des infrastructures urbaines.