Ministère de la Santé du Québec - Projets spéciaux
Même si 90% de nos projets sont pour les entreprises de la construction, nous sommes souvent impliqués dans des projets de grandes envergures pour permettre aux entreprises de mieux travailler ENSEMBLE.
Intégration de Monday.com au Ministère de la Santé et des Services Sociaux (MSSS)
Monday.com est un logiciel de gestion de projet qui peut faire des miracles dans les organismes gouvernementaux. Après plusieurs projets avec différents ministères, nous avons eu la chance de déployer notre savoir-faire pour le ministère de la santé du Québec!
Contexte et Enjeux
Le Ministère de la Santé et des Services Sociaux (MSSS) gère un grand nombre de départements et de projets transversaux impliquant plusieurs acteurs. Historiquement, les équipes travaillaient de manière compartimentée, en utilisant principalement des outils comme Word, Excel et des serveurs locaux pour partager les informations. Cette approche présentait plusieurs défis majeurs :
Fragmentation de l’information : Difficulté à obtenir une vue d’ensemble des projets et des interactions entre départements.
Problèmes de communication : Usage intensif des courriels pour coordonner les tâches, menant à des pertes d’informations et à des délais dans le suivi des projets.
Difficulté à collaborer efficacement : Chaque département travaillait de façon isolée, rendant la coordination complexe.
Manque de transparence : Absence d’un système centralisé pour suivre l’avancement des projets en temps réel.
Face à ces enjeux, le MSSS a décidé d’implémenter Monday.com comme solution centralisée pour optimiser la collaboration et la gestion des opérations.
Solution Apportée : Implémentation de Monday.com
L’intégration de Monday.com au sein du MSSS s’est faite progressivement, en accompagnant chaque département dans la transition vers un mode de travail plus structurant et collaboratif. Les étapes clés de l’implantation ont inclus :
Analyse des besoins par département : Identification des flux de travail critiques, des défis spécifiques et des axes d’optimisation.
Configuration personnalisée de Monday.com : Mise en place de tableaux interactifs, d’automatisations et d’intégrations pour assurer un suivi efficace des tâches et des projets.
Formation des équipes : Accompagnement des employés pour assurer une adoption fluide et maximiser l’utilisation de l’outil.
Suivi et ajustements : Évaluation continue des performances et ajustement des processus en fonction des retours des utilisateurs.
Bénéfices Clés
Depuis la mise en place de Monday.com, le MSSS a constaté plusieurs améliorations notables :
✅ Meilleure visibilité des projets : Chaque département dispose d’une vue centralisée de ses activités et de l’avancement des projets.
✅ Communication simplifiée : Réduction des courriels internes, avec un suivi des discussions directement dans la plateforme.
✅ Automatisation des processus : Notifications et rappels automatisés pour les échéances et les validations, réduisant les risques d’oubli.
✅ Amélioration de la collaboration interservices : Partage des informations en temps réel, facilitant le travail transversal entre les équipes.
✅ Optimisation du temps et des ressources : Gains significatifs en productivité grâce à une meilleure organisation et une gestion plus efficace des priorités.
Conclusion
L’implantation de Monday.com au sein du MSSS a permis de transformer la gestion des opérations et d’améliorer la collaboration entre les départements. En centralisant les informations et en automatisant les processus, le ministère a gagné en efficacité et en transparence, tout en favorisant une culture de travail plus agile et connectée.
L’expérience du MSSS avec Monday.com prouve qu’une plateforme bien adaptée aux besoins d’une organisation peut avoir un impact direct et mesurable sur sa performance et sa capacité à relever ses défis.
💡 Prochaine étape : Poursuivre l’adoption de Monday.com dans d’autres secteurs du ministère et explorer de nouvelles automatisations pour encore plus d’efficacité!