Pourquoi automatiser son entreprise?

En vente, la phrase «it’s a numbers game» revient très souvent. C’est probablement parce que c’est vrai: plus de prospects qualifiĂ©s = plus de ventes. Pour les opĂ©rations, c’est assez semblable: plus de tâches effectuĂ©es par son Ă©quipe = plus de rentabilitĂ©. Mais encore, pourquoi devriez-vous automatiser votre entreprise?

La mission principale de l’automatisation est d’augmenter ces indicateurs (poussant ainsi votre efficience et vos revenus vers le haut). Souvent, cela peut aussi faire la diffĂ©rence entre croissance, stagnation, rentabilitĂ© ou dĂ©ficit. 

Automatisations d'entreprises Montréal

L’automatisation, c’est quoi? 

L’automatisation consiste Ă  «streamliner»la charge de travail de votre Ă©quipe pour permettre le transfert de tâches subalternes Ă  un robot. Vos employĂ©s ne seront pas remplacĂ©s, mais pourront Ă  la place exĂ©cuter un travail qui demande une plus grande expertise au lieu de s’enliser dans la rĂ©pĂ©tition de tâches simples et monotones.

Alors pourquoi automatiser votre entreprise?

Il y a plusieurs Ă©coles de pensĂ©es pour l’automatisation, toutefois, le principe demeure toujours le mĂŞme: identifier les tâches rĂ©pĂ©titives et les opĂ©rations que des machines pourraient tout aussi bien faire qu’un humain (voir mieux!) et les programmer pour qu’elles s’automatisent grâce Ă  des logiciels ou du code. 

Note: On parle de «Business Process Automation» pour l’automatisation des tâches liées aux opérations et à l’administration et de «Marketing Automation» pour la création d’automatisation pour les ventes et le marketing.

Le principal défi de l’automatisation

Le principal dĂ©fi est l’intĂ©gration des diffĂ©rents logiciels nĂ©cessaires Ă  l’automatisation de vos processus. Ă€ titre d’exemple, voici les logiciels utilisĂ©s pour gĂ©rer Gro:

Logiciels Ventes

Logiciels Opérations

  • Monday: Gestion de projets et gestion administrative

Logiciel Communication

  • Slack: Chat privĂ©

Logiciels Facturation et Tracking

  • Harvest:Time tracking
  • Quickbooks: Facturation et comptabilitĂ©

Ces 7 logiciels doivent être synchronisés pour éviter le dédoublement de tâches et de communications. Connecter et synchroniser des logiciels ensemble demande un accès à l’API des logiciels. C’est le travail de nos programmeurs de faire connecter ces logiciels ensemble.

Faire un plan pour automatiser son entreprise

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Il y a souvent beaucoup plus d’étapes que nous l’imaginons dans les processus de nos entreprises.

Voici donc un scĂ©nario «User Story» que nous aimerions automatiser: 

  1. Je crée une tâche dans le CRM (Pipedrive CRM) pour «créer une proposition».
  2. La proposition dans le logiciel de propositions (Proposify) se crĂ©e automatiquement en fonction des informations qui sont dans le CRM. Il faut seulement la re-vĂ©rifier avant l’envoi.
  3. Envoi de la proposition → la tâche dans le CRM «créer une proposition» se coche automatiquement comme «FAIT»
  4. Le client signe électroniquement la proposition → Une série d’actions automatisées s’exécutent:
    • L’opportunitĂ© dans mon CRM change pour «gagnĂ©e»
    • Le client reçoit un courriel concernant les prochaines Ă©tapes.
    • Je reçois une notification automatisĂ©e si le client ne prend pas connaissance du courriel.
    • Le reprĂ©sentant aux ventes internes reçoit le dossier avec toutes les informations utiles. 
    • Les tâches de suivis sont notĂ©es automatiquement dans le CRM pour le prochain trimestre.
    • Le coordonateur reçoit un message automatique dans Slack pour l’aviser du nouveau projet. Les tâches principales sont crĂ©Ă©es automatiquement dans Monday. 
    • Une tâche se crĂ©e automatiquement dans le CRM «CrĂ©er Projet dans Monday» pour que le dĂ©partement des ventes sache quand le projet est dĂ©marrĂ©.
    • Une facture se crĂ©e dans Quickbooks et une demande de dĂ©pĂ´t est envoyĂ©e automatiquement. Lorsque le client paie, les dĂ©partements des ventes et d’administration reçoivent une notification.
    • Le projet est crĂ©Ă© automatiquement dans Harvest pour que l’Ă©quipe puisse «puncher» leurs heures dans le bon projet.
  5. Lorsque les tâches sont faites dans Monday pour dĂ©marrer le projet, la tâche se coche automatiquement comme «Fait» dans le CRM. Le dĂ©partement des ventes reçoit alors une notification pour les aviser que le projet est en marche.

Nous utilisons Lucid Chart pour créer le «mapping» des automatisations.

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Les rectangles sont des tâches automatisées et les hexagones des actions manuelles. Comme vous pouvez voir dans ce cas-ci, 90% des tâches sont automatisées. En restant conservateur, cela permettrait à un coordonateur de gérer 5X plus de projet facilement.

Avec l’aide d’un spĂ©cialiste, crĂ©er un «mapping» comme celui-lĂ  prend de 4 Ă  20 heures (parfois mĂŞme plus si les processus d’entreprise sont plus complexes). Il faut Ă©valuer chacune des Ă©tapes et crĂ©er ensuite le «User Story». Lorsque le «User Story»est Ă©crit,  on peut commencer Ă  dessiner le «flowchart» / mapping.

Après la rĂ©alisation du «flowchart», il reste Ă  Ă©valuer les coĂ»ts d’intĂ©gration, de programmation et d’entretien d’un système comme celui lĂ  et si vous devez mettre en place certains logiciels.  

Par ou commencer? 

Par une introspection.

Êtes-vous au stade d’automatiser votre entreprise? Vous pouvez faire le TEST en cliquant ICI. Par la suite, vous recevrez un courriel pour vous abonner à une liste personnalisée. Vous aurez le choix entre faire une demande pour recevoir plus d’information et/ou recevoir des courriels à propos de nos «business case» et sur les nouveaux gadgets qui servent à automatiser les entreprises et le marketing!

Alors, lorsque votre ami vous demandera: pourquoi vous automatiser votre entreprise? Faites-lui lire ce blogue!  

Ă€ bientĂ´t!

Carl Durocher | Gro, Growth & Efficiency Hacker, Spécialiste en automatisation

Photo de Carl Durocher, Marketeur et expert en automatisations

Carl Durocher – Mon profil LinkedIN​

(Un scientifique au service des entrepreneurs)

Martech et Marketing