Quelles sont les meilleures automatisations à mettre en place?

Pour ceux qui débutent dans l’utilisation d’un CRM et des automatisations, savoir quelles sont les meilleures automatisations à mettre en place dans son entreprise est un atout à avoir en main au départ de la création de notre système.

Comme l’objectif des automatisations est d’être plus efficace et d’offrir une meilleure expérience utilisateur (UX) à nos clients et prospects, ce guide vous permettra d’éviter de tomber dans les pièges et surtout de sauver beaucoup de temps.

Comme bonus, il y a de très fortes chances que vos ventes et votre visibilité augmentent considérablement!

Combien de temps ça prend à mettre en place?

Pour les IT ou les agences numériques, il est évident que la mise en place automatisations prendra beaucoup moins de temps que pour les gars de la construction ou pour les entreprises qui ne sont pas impliquées directement dans l’utilisation d’outils numériques comme les CRM ou les SAAS.

Aussi, lorsqu’on comprend l’importance des CRM et des automatisations et à quel point une seule entreprise peut faire 10X plus avec les mêmes ressources au moment où elle est automatisée, il est logique de vouloir continuer à y mettre plus de temps!

En général, créer un système de base automatisé incluant les ventes et le marketing, cela peut prendre entre 100 et 150 heures pour des professionnels. Par exemple, créer le système de base chez Gro a nécessité 115 heures de travail.

Donc, pour une entreprise sans expérience qui aurait pris des formations en ligne ou des séminaires, on peut s’attendre à devoir mettre un bon 200 à 300 heures pour la réalisation du projet d’automatisation. Si l’on planifie notre automatisation correctement et que l’on se fixe un échéancier de 6 mois pour y arriver, on parle d’environ 10 à 15 heures de travail par semaine.

Ces 10 à 15 heures de travail vont vous permettre d’en sauver des milliers d’autres au fil du temps mais surtout, de faire exploser vos ventes.

Depuis la mise en place de nos automatisations et de notre stratégie de contenu, nous recevons entre 3 et 6 leads par jour pour de l’implantation de CRM et de la consultation.

# 1 – L’automatisation de ses médias sociaux

L’une des meilleures automatisations est définitivement celle d’automatiser ses médias sociaux grâce à l’outil Manychat et leur « chatbots ». Pourquoi? Pour deux principales raisons :

1. Automatiser ses médias sociaux permettra à votre entreprise d’offrir un meilleur service client, et donc, d’augmenter la rétention et les ventes.
2. La facilité et la rapidité avec laquelle vous pouvez vous monter une base de données et une audience intéressante est incroyable.

Pour automatiser Manychat, il suffit de quelques heures, généralement pas plus de 15 heures pour avoir un bon début.

Si vous êtes dans le domaine de la construction, vous pouvez préqualifier le client assez rapidement et même lui demander automatiquement des questions très pertinentes.

Par exemple:

1. L’adresse du client
2. Téléphone, nom et courriel
3. Une photo de sa maison et des travaux à exécuter
4. Est-ce qu’il a un budget en tête
5. À quel moment le client désire faire faire ses travaux

Donc, à la base, vous pouvez faire de la collecte d’informations automatisées mais, bien entendu, vous pouvez automatiser beaucoup plus de choses que ça! Vous pourriez créer une FAQ dans votre « chatbot« . FAQ signifie Frequently Asked Questions ou en français, « questions posées fréquemment ».

Combien de temps prennent les travaux? Est-ce que vos estimations sont gratuites? Est-ce que les travaux sont garantis? Toutes ses questions peuvent être répondues automatiquement à votre prospect directement sur votre page Facebook!

Automatiser les promotions et le contenu

L’outil Manychat permet de « broadcaster » des messages automatisés directement dans Messenger, comme une infolettre le fait avec les courriels. La grosse différence? Le taux d’ouverture est de 2 à 3 fois plus élevé avec les chatbots!

Pour que ça marche bien, il faut segmenter son auditoire. Qu’est-ce que ça veut dire? Dans le message plus haut, vous pouvez voir que notre « broadcast » a été envoyé à uniquement 22 personnes, pourquoi?

Parce que dans mon audience, j’ai 22 personnes qui m’ont mentionné vouloir être avisées si j’avais des promotions sur des CRM ou des outils SAAS.

Comme nous sommes Pipedrive Partner, et que cela veut dire que nous pouvons offrir des promotions à notre audience et nos clients, nous l’avons fait pour ces 22 personnes uniquement.

#2 – Automatiser la conversion prospects → clients

L’une des meilleures automatisations à mettre en place rapidement est définitivement le « lead nurturing ». Cette automatisation consiste à « nourrir » les prospects de contenu pertinent avec l’objectif de les convertir en client.

Cette automatisation pourrait être cruciale dans vos stratégies marketing en 2019. 40 à 60% de vos leads qualifiés ne sont pas prêts au moment où ils font leur première demande de renseignements auprès de votre entreprise.

En général, 75% de vos prospects seront prêts à l’achat dans les 12 à 18 mois suivant la première demande de renseignements,ce qui fait beaucoup de sens. Les achats « B2B » ont, en général, un plus long processus de prise de décision… et si vous devenez invisible après le premier contact avec votre client, vous allez finir dans les limbes!

Chez Gro, nous utilisons l’outil Autopilot pour automatiser notre lead nurturing et notre marketing. La pratique se nomme le marketing automation ou Martech, pour Marketing & Technologies.

Dans cet exemple, lorsqu’un client remplit un formulaire sur Facebook, nous lui envoyons un courriel.

En même temps, la flèche qui pointe vers le bas veut dire que l’on va créer une offre dans notre CRM + une tâche de contacter le prospect.

Ensuite, nous attendons 3 jours et invitons le prospect à s’inscrire à notre chatbot et à notre infolettre. Si le prospect ouvre le courriel, nous donnons un score au prospect et nous l’ajoutons à une certaine audience sur Facebook.

Nous allons par la suite recibler le prospect avec de la publicité sur Facebook et, s’il s’est inscrit au chatbot ou à l’infolettre, il recevra ensuite du contenu via ces deux canaux.

#3 – Automatiser sa facturation

Est-ce que vous faites toujours vos factures à la main? À moins que vous ayez une entreprise très complexe qui demande une facturation très particulière, vous ne devriez plus avoir à faire vos factures individuellement!

99% des outils numériques de facturation (Freshbooks, Quickbooks, Wave, Harvest) peuvent générer automatiquement des factures grâce aux informations qui sont dans votre CRM! Il est ensuite possible d’envoyer des suivis à chaque période déterminée si les factures ne sont pas payées.

C’est une économie de temps de minimum 15 minutes par facture. Vous envoyez 10 factures par semaine? Avec cette méthode, vous allez sauver 2,5 heures par semaine ou 130 heures par année. Tout dépendant du coût de la personne en charge de la facturation, on parle d’une économie annuelle d’environ 2600$ par année en plus du risque d’erreurs grandement diminué.

Cette automatisation est possible grâce à l’outil Zapier ou encore, à certaines occasions, les logiciels de facturation vont s’intégrer directement avec votre CRM, comme Pipedrive et Paycove par exemple.

Comme un CRM nous permet de centraliser les informations toutes au même endroit, il est facile de connaitre le cheminement complet de notre client, de la prospection à la facturation et de connaitre leurs délais de paiement habituels.

#4 – Automatiser le pont entre les ventes et les opérations

Le plus gros défi quand vient le temps d’automatiser son entreprise est définitivement celui d’automatiser le pont entre les ventes et les opérations. Cependant, cela reste l’une des meilleures automatisations à mettre en place.

Lorsque vous aurez réussi à créer le pont entre les ventes et les automatisations, votre entreprise va devenir extrêmement efficace. Étant donné que cela peut être complexe ou difficile à visualiser selon votre domaine, voici deux scénarios d’automatisation en fonction du type d’entreprise.

Automatiser les opérations d’une entreprise de construction

Nous avons automatisé la transition entre les ventes et les opérations pour 3 types d’entreprises de la construction :

• Une entreprise de toiture
• Une entreprise d’isolation
• Une entreprise d’entrepreneurs généraux

Les automatisations se déclenchent lorsque le contrat ou le bon de commande est « signé ».

Étape 1 : les déclencheurs

Lorsque le contrat est signé, le bon de commande est envoyé automatiquement aux fournisseurs de matériaux de construction pour réserver le matériel.

Un courriel est envoyé au client pour l’aviser que son chantier est en traitement et qu’il recevra un courriel 3 jours avant la date prévue des travaux.

Le projet est créé dans le CRM et/ou le logiciel de gestion de projet. Le projet est ajouté automatiquement au calendrier et le contremaitre assigné reçoit une notification.

Étape 2 : la préparation du projet

Des tâches sont créées et assignées automatiquement aux bonnes personnes, comme celle du « kick-off » par exemple. (Le kickoff est le meeting pré-chantier ou projet deux semaines avant les travaux.)

La tâche de valider le bon de commande pour le matériel est aussi assignée au contremaitre pour s’assurer que les matériaux en inventaire soient suffisants et/ou utilisés.

Aussi, la tâche de valider les sous-traitants est validée par le contremaitre.

Ces tâches sont soit dans le CRM soit dans le gestionnaire de projet. Pour les entreprises de toitures, comme le processus est souvent plus simple que pour une entreprise d’entrepreneurs généraux, l’outil utilisé pour les automatisations est uniquement le CRM.

Étape 3 : la documentation du projet

La veille des travaux, un courriel est automatiquement envoyé aux fournisseurs des travaux pour valider le bon de commande et l’heure de la livraison. Il est aussi possible de créer une tâche automatisée, celle de valider le bon de commande envoyé aux fournisseurs.

Le client reçoit un courriel 3 jours avant le début des travaux.

Ensuite, le contremaitre documente tout directement dans le CRM. S’il y a des extras par exemple, il est possible d’y ajouter des photos, d’écrire des notes, de faire signer le client électroniquement et même de créer par la suite une facture automatique.

100% des informations se retrouvent ainsi à la même place, ce qui en fait une très bonne raison d’être l’une des meilleures automatisations à mettre en place dans son entreprise.

Automatiser une entreprise de services

Le meilleur exemple que je peux vous donner est le nôtre. Comme nous utilisons un logiciel CRM ainsi qu’un logiciel de gestion de projet, je peux facilement vous démontrer le type de pont complexe que nous pouvons automatiser.

Lorsque nous signons un mandat, comme dans le scénario précédent, il y a une série d’actions et de tâches qui se créent dans notre CRM… mais aussi dans notre logiciel de gestion. Voici la principale différence :

Puisque nos projets d’automatisation et de CRM ont sensiblement toujours la même structure, nous avons des gabarits pour ces projets. Ces gabarits sont générés automatiquement à la signature du mandat et assignés aux bonnes personnes.

Étant donné que notre logiciel de gestion est aussi en SAAS et qu’il est synchronisé avec nos agendas, nous pouvons voir en temps réél les tâches que nous avons à faire aujourd’hui, demain, la semaine prochaine, etc.

De cette manière, si jamais nous voyons qu’un membre de notre équipe est surchargé dans le futur, nous pouvons acheminer les tâches aux autres membres de l’équipe.

Commencer par les meilleures automatisations – Risk VS Rewards

Le plus important lorsque vous décidez d’implanter les meilleures automatisations est de commencer par celles qui vont vous offrir le plus de bénéfices et qui prendront le moins d’effort à mettre en place.

Demandez-moi de l’aide pour établir une liste d’automatisation en ordre de priorité en utilisant notre page Facebook ou mon courriel: carl@huddy.ca!

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